از تعلل در كار دست برداريد
دوره MBA و DBA
منبع: HBR
به نظر مي‌آيد كه همه به نوعي ميل به تعلل در كارها دارند. وقتي شخصي از ارنست همينگوي پرسيد چگونه مي‌توان يك رمان نوشت، او در جواب گفت «اول بايد يخ‌هايتان آب شود». اما تاخير در كارها مي‌تواند اثرات بسيار منفي بر بهره‌وري و روح كار داشته باشد. تعلل دركار اجتناب ناپذير نيست.
فهميدن علت به تعويق انداختن كارها در ابتدا و سپس برداشتن قدم‌هاي درست براي جلوگيري از آن كمك مي‌كند كه بتوانيد كار بيشتري انجام دهيد و نسبت به خود احساس بهتري داشته باشيد.
سليم خليلي مدرس و مشاور حوزه كسب و كار و برگزار كننده دوره هاي MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همكاري دانشگاه هاي داخلي و خارجي، اين مطلب را براي شما انتخاب كرده است
از تعلل در كار دست برداريد
منبع: HBR
به نظر مي‌آيد كه همه به نوعي ميل به تعلل در كارها دارند. وقتي شخصي از ارنست همينگوي پرسيد چگونه مي‌توان يك رمان نوشت، او در جواب گفت «اول بايد يخ‌هايتان آب شود». اما تاخير در كارها مي‌تواند اثرات بسيار منفي بر بهره‌وري و روح كار داشته باشد. تعلل دركار اجتناب ناپذير نيست.
فهميدن علت به تعويق انداختن كارها در ابتدا و سپس برداشتن قدم‌هاي درست براي جلوگيري از آن كمك مي‌كند كه بتوانيد كار بيشتري انجام دهيد و نسبت به خود احساس بهتري داشته باشيد.
متخصصان چه مي‌گويند
«ند‌هالوول» روانپزشك و نويسنده ۱۲ كتاب، معتقد است تاخير در كار، اغلب نشان دهنده اين مساله است كه كارتان بسيار زياد است. او مي‌گويد «ما كارها را به تعويق مي‌اندازيم چون كارهاي زيادي براي انجام دادن داريم» و البته مي‌خواهيم ازآنچه انجام آن را دوست نداريم، طفره برويم.
ترسا آمابيل، استاد مديريت كسب و كار در دانشكده بازرگاني‌هاروارد مي‌گويد «بسياري از افراد به اين علت در كار تعلل مي‌كنند كه از كار سخت، بيم دارند.» اما همانطور كه خودتان هم مي‌دانيد، اين توجيهي براي تلف كردن وقت نيست.
در اينجا به پنج اصل اشاره مي‌كنيم كه به شما كمك مي‌كند كارهاي خود را مديريت كنيد واگرزماني خواستيد يك كار مهم را به تاخير بيندازيد، اين اصول را به ياد بياوريد.
۱- بفهميد چه موضوعي شما را از انجام كار باز مي‌دارد
وقتي متوجه شديد كه يك كار را به تعويق انداخته ايد، ازخودتان بپرسيد چرا. هالوول اشاره مي‌كند كه معمولا دو نوع از كار وجود دارد كه افراد از انجام آن طفره مي‌روند:
- كاري كه انجام آن را دوست نداريد. اين رايج‌ترين علت تعلل است. همانطور كه هالوول مي‌گويد «شما هرگز خوردن غذاي مورد
علاقه‌تان را به تاخير نمي‌اندازيد».
- كاري كه نمي‌دانيد چگونه انجام دهيد. وقتي دانش لازم را براي كاري نداريد يا مطمئن نيستيد كاري را چگونه شروع كنيد، در اين صورت بيشتر احتمال دارد كه از انجام آن اجتناب كنيد.
وقتي متوجه شويد كه چرا كاري را به تاخير مي‌اندازيد، مي‌توانيد اين چرخه را متوقف كنيد و از پيامد تاخيرهاي آينده جلوگيري
كنيد.
۲- براي خودتان ضرب‌الاجل تعيين كنيد.
يكي از ساده ترين كارهايي كه مي‌توانيد انجام دهيد اين است كه يك برنامه زماني براي خود تهيه كنيد كه در آن زمان و تاريخ سررسيد هر بخش از كار مشخص شده باشد. آمابيل توصيه مي‌كند «به محض اينكه پروژه را گرفتيد، آن را به چند بخش كه قابل مديريت باشد، تقسيم كنيد تا بتوانيد آن را به طور متوالي تكميل كنيد».
سپس براي هر قسمت ضرب‌الاجل تعيين كنيد. او مي‌گويد «در تقويم كاريتان مشخص كنيد كه هر روز چه قسمتي از كار روز بعد را انجام دهيد تا اين امكان برايتان فراهم شود كه بخشي از كار هميشه انجام شده باشد.
اين «بخش‌هاي كوچك» باعث مي‌شود كار بيشتر قابل مديريت شود و به پيشرفت كار كمك خواهد كرد. انجام قسمت‌هاي كوچك‌تر پروژه هميشه بسيار آسان‌تر از پرداختن به كل پروژه است.
تعيين ضرب‌الاجل براي پروژه در عين حال اطمينان مي‌دهد كه كار به فراموشي سپرده نخواهد شد.
براي آنچه احتمال مي‌دهيد كه در آن تعلل كنيد در تقويم خود يادآوري بگذاريد يا يك كاغذ كوچك روي صفحه كامپيوترتان بچسبانيد. از هيچ نشانه بصري كه به شما اطمينان دهد پروژه را فراموش نخواهيد كرد، مضايقه نكنيد.
۳- انگيزه‌ها را افزايش دهيد
ما اغلب به اين دليل از كار طفره مي‌رويم كه پاداش انجام يك كار خاص برايمان بسيار دور است. رجينا كانتي، استاديار روانشناسي دانشگاه كولگيت، مثالي را درباره پرداخت ماليات ارائه مي‌دهد.
او مي‌گويد «يك شخص ممكن است به خاطر اجتناب از جريمه‌هاي قانوني عدم پرداخت ماليات، نسبت به پرداخت آن به موقع اقدام كند، اما از آنجايي كه اين جريمه‌ها مربوط به آينده دور هستند و اين كار از نظر او كاري خسته كننده است، ممكن است انگيزه كافي براي انجام آن نداشته باشيد».
براي آنكه به يك كار به صورت فوري بپردازيد، بر پاداش‌هاي كوتاه مدت تمركز كنيد.
مي‌توانيد اين پاداش‌ها را خودتان ايجاد كنيد. مثلا به خودتان يك استراحت با صرف چاي بدهيد يا يك صحبت كوتاه با يك همكار، وقتي كه كار را به اتمام رسانديد.
همچنين مي‌توانيد با ايجاد كمي‌تفريح در كار آن را دلپذيرتر كنيد. مثلا همكاري با يك شخص براي يك پروژه مشكل يا ايجاد يك تفريح براي خودتان تا كار برايتان خسته‌كننده نشود.
۴- ديگران را در كار دخالت دهيد.
يكي از اصولي كه هالوول هميشه در كار بر آن تاكيد دارد اين است كه «هيچ‌وقت به تنهايي نگران نشويد».
اگر نمي‌دانيد كاري را چگونه انجام دهيد، كمك بخواهيد. از يك همكار يا دوست بخواهيد راهنمايي تان كند يا ببينيد پروژه‌هاي مشابه آنچه شما روي آن كار مي‌كنيد چگونه عمل مي‌كنند و از كجا شروع كرده‌اند.
كانتي مي‌گويد «ديگران بهترين منبع ايجاد انگيزش بروني هستند». اينكه شما از كسي بخواهيد كارتان را باز بيني كند مي‌تواند براي شما انگيزه ايجاد نمايد چون مي‌دانيد كه آن شخص انتظار دارد شما اين كار را انجام دهيد.
همچنين مي‌توانيد براي جلوگيري از تعلل در كار، با همكارتان تعامل داشته باشيد: آنچه انجام مي‌دهيد را با او در ميان بگذاريد و با هم مهلت پايان كار را مشخص كنيد.
۵- براي خودتان عادت ايجاد كنيد
هالوول مي‌گويد «بعضي‌ها طوري شانه‌هايشان را بالا مي‌اندازند و مي‌گويند «كارهاي من هميشه به تعويق مي‌افتد» گويي كه هيچ كنترلي بر اين مساله ندارند.»
اما او در ادامه مي‌گويد «البته كه شما بر اين مساله كنترل داريد و اگر بتوانيد آن را تغيير دهيد بسيار به خودتان افتخار خواهيد كرد». او مي‌گويد خودش نيز كارهايش را به تعويق مي‌انداخته، اما خودش را تعليم داد كه اين گونه نباشد.
او مي‌گويد «من ديگر كارها را به هيچ وجه به تاخير نمي‌اندازم بلكه فقط آن را انجام مي‌دهم».
وقتي كاري را فورا انجام مي‌دهيد، در اين كار منافع زيادي وجود دارد و عادتي است كه مي‌توانيد آن را اشاعه دهيد. آمابيل مي‌گويد «فقط پنج دقيقه از روز را به پيشرفتي كه داشته‌ايد فكر كنيد.
همچنين هرگونه تعللي كه داشته ايد را نيز به حساب آوريد و فكر كنيد روز بعد براي پيشرفت بيشتر چه قدم‌هايي مي‌توانيد برداريد». او پيشنهاد مي‌كند كه اين كاررا وظيفه روزانه خود تلقي كنيد.
بعد خودتان را ارزيابي كنيد و نظر ديگران را نيز جويا شويد. آمابيل مي‌گويد «مهم‌ترين كاري كه براي مثبت نگه داشتن زندگي كاري خود مي‌توانيد انجام دهيد ادامه پيشرفت در كار به شكل معنادار است».
اصولي كه بايد به خاطر داشت:
- مشخص كنيد كه در كدام كارها بيشتر احتمال دارد كه تعلل و تاخير داشته باشيد.
- براي آنكه كارها را در يك قالب زماني مشخص انجام دهيد، با مشخص كردن ضرب‌الاجل انجام كار براي خود انگيزه ايجاد كنيد.
- براي رسيدن به اهداف، به خودتان جايزه بدهيد.
آنچه نبايد انجام شود:
- نگوييد كه به تعويق انداختن كارها به طور ذاتي در وجودتان هست.
- كارهاي مشكل را به تنهايي بر عهده نگيريد، از ديگران بخواهيد كه به شما در انجام آن كمك كنند.
- سعي نكنيد پروژه را يكجا تمام كنيد، آن را به قسمت‌هاي كوچك‌تر و قابل انجام تقسيم كنيد.
- در زير در اين خصوص دو مورد كاوي آورده شده است.
موردكاوي شماره ۱:
بدانيد چرا
ليزا فرايتاگ كه مشاور بازاريابي يك شركت اينترنتي در سيليكون ولي است، متوجه شد كه دائما برنامه‌ريزي براي يك رويداد بزرگ بازاريابي را به تاخير مي‌اندازد. هر وقت فكر مي‌كرد كه چه كارهايي لازم است كه براي اين رويداد انجام شود، از آن طفره مي‌رفت و تصميم مي‌گرفت به كار ديگري بپردازد. اين مساله براي خودش هم عجيب بود: او به انجام پروژه‌هاي بزرگ عادت داشت و كارها هر چقدر هم كه پيچيده بودند، او باز هم از عهده آن برمي‌آمد. اما اين پروژه از اين جهت متفاوت بود كه افراد ديگري از جمله روساي ارشد سازمان نيز در آن حضور داشتند. او مي‌گويد «وقتي در انجام كار به افراد ديگر وابسته مي‌شوم، از انجام آن طفره مي‌روم. ترجيح مي‌دهم فقط يك كار را بر عهده بگيرم و فقط آن را انجام دهم.» در مورد اين پروژه، از اينكه به ديگران وابسته باشد نگران بود، به خصوص در مورد مديران پركار كه تعهدات زيادي دارند.
نگراني ليزا كمكي به حل مساله نمي‌كرد و بايد اين كار را انجام مي‌داد. او مي‌گويد: «ليستي از همه كارهايي كه بايد انجام مي‌شد تهيه كردم و سپس مشخص كردم كه كدام كارها را بايد اول انجام دهم». از آنجايي كه بيشتر كارها نياز به اطلاعاتي از طرف ديگران داشت، او اطلاعاتي را كه از آنها مي‌خواست به همراه زمان آن يادداشت كرد. اين كار باعث شد كه درخواستش از ديگران كاملا مشخص شود. او مي‌گويد: «من متوجه شدم كه نقش بسيار مهمي در دخيل كردن افراد در پروژه دارم و مديران ارشد نيز اين كار من را تشويق مي‌كردند.» البته پروژه هنوز هم براي ليزا پر استرس بود، اما او آن را انجام مي‌داد. او مي‌گويد: «من با خودم يك قرار گذاشتم. هر روز به خودم قول مي‌دادم كه اكنون ۲۰ دقيقه روي اين پروژه كار كنم و ۲۰ دقيقه را هم بعد از ظهر به آن خواهم پرداخت.» بعد از آنكه او مدتي روي پروژه كار كرد، فهميد كه هر روز كار آسان‌تر مي‌شود. او در عين حال، يك پاداش طولاني مدت براي خود در نظر گرفت. وقتي پروژه تكميل شد، او تيم رابه شام دعوت خواهد كرد.
موردكاوي شماره۲:
ايجاد اولويت در ذهن
ژانت بنتون، دستياراجرايي در يك شركت تجهيزات پزشكي بود تا اينكه رييسش يك پروژه مهم اما با اولويت كم را براي انجام به او سپرد كه ژانت در تكميل آن به مشكل برخورد.ژانت خيلي زود متوجه شد كه اين پروژه را بيش از حد به تعويق
انداخته است.
او با وجود همه كارهاي فشرده‌اي كه داشت حتي فرصتي پيدا نكرده بود كه اين پروژه را شروع كند. اما از آنجا كه هيچ كس ديگري نبود كه پروژه به او محول شود، تصميم گرفت كه آن را به قسمت‌هاي كوچك‌تر تقسيم كند. او مي‌گويد: «موضوع اصلي اين است كه درك كنيم مي‌توانيم قدم‌هايي برداريم حتي اگر همان روز به مقصد نهايي دست نيابيم». او پروژه را به بخش‌هاي كوچكي تقسيم كرد كه بتواند هر بخش را طي ۱۵ دقيقه انجام دهد.
او توسط يك نرم‌افزار براي خود يادآوري گذاشت كه يك بار صبح و يك بار بعد از نهار به پروژه بپردازد و هر روز دو كار را به انجام رساند. قبل از آنكه هر روز شركت را ترك كند، دو كاري را كه بايد روز بعد انجام مي‌داد، يادداشت مي‌كرد و به اين ترتيب توانست پروژه را پيش ببرد و اين كار تبديل به اولويت روزانه او شد. او مي‌گويد به
اين ترتيب «توانستم اين پروژه را خيلي زود تكميل كنم و از اينكه اين پروژه از روي ميز من برداشته شد خيلي خوشحال بودم».
همچنين ژانت روش‌هاي ديگري نيز براي خود در پيش گرفت تا مطمئن شود كه در هيچ كاري تعلل نخواهد كرد. او مي‌گويد: «من هميشه پروژه‌هاي پر زحمت را در يك پوشه شفاف قرار مي‌دهم و آخر وقت اداري آن را روي صفحه كليد كامپيوتر مي‌گذارم». به اين ترتيب، وقتي او روز بعد وارد شركت مي‌شود به او يادآوري مي‌گردد كه كارهايي را بايد انجام دهد كه نمي‌تواند از انجام آن
طفره برود.
مترجم: رويا مرسلي
با خدمات آموزشي و مشاوره اي ما بيشتر آشنا شويد:
دوره تخصصي ۲ هفته اي مهارت هاي كسب و كار در كشور انگليس SLS Specialist Language Services
دوره عالي مديريت كسب و كار DBA Doctor of Business Administration
دوره مديريت كسب و كار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره اي در دو بخش مشاوره فردي و كسب و كار
