چگونه به رييس خود «فيدبك» بدهيم

چگونه به رييس خود «فيدبك» بدهيم

با هر كسي كه از نزديك كار كنيد، نسبت به عملكرد او درك مفيدي خواهيد يافت. اين امر، به ويژه در مورد رييستان صادق است يعني كسي كه با او به دلايل مختلف در ارتباط هستيد:

جلسات مشتريان، ارائه محصول، جلسات رو در رو، مذاكره و غيره. اما حتي اگر بينش شما نسبت به رييستان مفيد باشد، آيا شما در جايگاهي هستيد كه آن را با او در ميان بگذاريد؟ آيا مي‌توانيد شغل و رابطه خود را در رابطه با او با گفتن آنچه مي‌بينيد يا با دادن فيدبك دوستانه به خطر بياندازيد؟ به دادن فيدبك به رييس، در اصطلاح معمول، فيدبك رو به بالا گفته مي‌شود كه در اجراي آن به مهارت نياز است. با اين وجود، اگر نظرات شما درست و هوشمندانه ارائه شود، نه تنها مي‌تواند به رييس‌تان كمك كند، بلكه رابطه كاري تان را نيز ارتقا خواهد داد.

 سليم خليلي مدرس و مشاور حوزه كسب و كار و برگزار كننده دوره هاي MBA  و DBA با مجوز وزارت علوم و همكاري دانشگاه هاي داخلي و خارجي، اين مطلب را براي شما انتخاب كرده است 

افراد خبره چه مي‌گويند

جان بالدوني به عنوان يك مشاور رهبري، مربي و نويسنده مجموعه «رييستان را هدايت كنيد: هنر زيركانه مديريت رو به بالا» مي‌گويد كه رهبري يعني ادراك و برداشت‌هاي ذهني. اگر رهبران ندانند كه ديگران چه دركي از آنها دارند، به كارآيي شان ضربه وارد خواهد شد. با اين وجود، هر چه مقام يك مدير در سازمان بالاتر باشد، دادن فيدبك صادقانه به او نيز سخت تر خواهد شد. جيمز داترت، استاديار دانشكده كورنل جانسون گراجوئيت در زمينه مديريت و نويسنده مقاله هاروارد تحت عنوان «چرا كارمندان از صحبت كردن واهمه دارند» و «رساندن صداي خود به سطوح بالاتر: چگونه مديران رده بالا برصداي كارمندان اثر مي‌گذارند» مي‌گويد «تكيه بيش از حد بر سلسله مراتب، رهبران را از شنيدن حقايق بي‌پيرانه باز مي‌دارد». اظهار نظر شما مي‌تواند به رييستان كمك كند تا خود را همان گونه كه ديگران مي‌بينند بيابد و به او كمك مي‌كند كه تغييرات مهمي‌در رفتار و شيوه كار خود بدهد. با اين وجود، براي دادن اين نوع فيدبك لازم است كه با دقت فكر شود. در اينجا چند اصل ارائه مي‌شود كه لازم است به خاطر داشته باشيد.

رابطه در اولويت است

امكان دادن و گرفتن فيدبك رو به بالا همانند هر نوع فيدبك ديگر، بستگي به رابطه بين شما و رييستان دارد. بدون داشتن اعتماد، دريافت فيدبك غيرممكن خواهد بود. قبل از آنكه فيدبك بدهيد، بايد مطمئن باشيد كه آيا رييستان نسبت به آنچه به او خواهيد گفت برداشت مثبتي خواهد داشت يا خير. اگرمي‌دانيد كه مافوق شما پذيرنده فيدبك نيست يا احتمال دارد كه عكس‌العمل منفي نشان دهد يا اگر روابط خوبي با هم نداريد، بهتر است چيزي نگوييد. با اين وجود، همان طور كه بالدوني اشاره مي‌كند «اگر رييستان روشنفكر است و با او رابطه خوبي داريد، شما موظف هستيد كه با او بي‌پرده سخن بگوييد.» در هر فيدبكي بايد نيت شما نيك باشد و خواست شما براي كمك به رييستان بايد جايگزين هر مساله‌اي كه بين شما است شود.

آيا بايد براي دعوت شدن به ارائه فيدبك صبر كنيم يا درخواست ارائه فيدبك كنيم؟

در صورتي كه روابط بسيار خوبي داريد، دادن يك فيدبك ناخواسته كاري بسيار نابخردانه است. همانطور كه ديترت مي‌گويد «ارائه توصيه به مدير براي آنكه چگونه مي‌توان رييس بهتري بود دشوار است، مگر آنكه چنين كاري از شما خواسته شده باشد». حالت ايده‌آل اين است كه رييستان نظر شما را خواسته باشد و به طور واضح از شما بخواهد كه در قالب فيدبك آنچه به بهبود كارآيي او كمك مي‌كند را به او بگوييد. ممكن است رييس شما موضوعاتي كه سعي در بهبود آن دارد را برايتان افشا نمايد و از شما بخواهد به او بگوييد در مورد رفتارهاي خاصي كه در حال كار كردن روي آن است چه نظري داريد. بالدوني مي‌گويد «در يك جهان كامل، اين مسووليت بر عهده مديران است كه فضاي امني براي ارائه فيدبك ايجاد نمايند».

با اين وجود، بالدوني تاييد مي‌كند كه اين مساله در جهان واقعي هميشه اتفاق نمي‌افتد. اگر رييستان مستقيما تقاضاي فيدبك نمي‌كند، مي‌توانيد خودتان از او بپرسيد كه آيا مي‌خواهد فيدبك بدهيد يا خير. آسان ترين راه براي انجام اين كار، در رابطه با يك پروژه يا مشتري جديد است. مي‌توانيد از عباراتي مانند اين استفاده كنيد «آيا اگر من به شما در رابطه با برخي نكات مهم در پروژه فيدبك بدهم كمك كننده خواهد بود؟» يا «شايد من ديدگاه منحصر به فردي در رابطه با چگونگي انجام كارمان داشته باشم، آيا مي‌خواهيد درباره چگونگي روند پيشرفت پروژه فيدبك بدهم؟» مجددا تاكيد مي‌كنيم كه اين سوالات بايد با حسن نيت پرسيده شود. از آنجايي كه اساسا رييس بايد به كارمندان فيدبك بدهد، به هيچ عنوان نشان ندهيد كه قصد دادن فيدبك با انگيزه انتقام يا خشونت را داريد. نيت خود را در قصد كمك به رشد و ارتقاي او نشان دهيد.

بر ديدگاه‌هاي خود تمركز كنيد

وقتي رييستان پذيرنده فيدبك است، مقاومت در برابر اين وسوسه كه تصور كنيد اگر در موقعيت او بوديد و همه اختيارات را داشتيد چه مي‌كرديد و چه كارهايي انجام مي‌داديد مشكل است. با اين وجود، فيدبك شما بايد بر آنچه مي‌بينيد يا مي‌شنويد متمركز باشد نه اينكه اگر خودتان رييس بوديد چه مي‌كرديد. بالدوني توصيه مي‌كند كه «فيدبك را در قالب برداشت ذهني خود شكل دهيد». او پيشنهاد مي‌كند كه از عباراتي مانند اين استفاده شود «من متوجه شدم كه شما در آن جلسه مرعوب كننده به نظر مي‌رسيديد». با در ميان گذاشتن ديدگاهتان، مي‌توانيد به رييس خود كمك كنيد تا بفهمد در نظر ديگران چگونه به نظر مي‌رسد. اين كار ممكن است براي رهبراني كه ارتباطي با سطوح پايين سازمان ندارند، فاقد ارزش باشد.

تمركز بر ديدگاه خود به معناي درك محدوديت‌هاي نظرات خودتان نيز هست. بايد به خاطر داشته باشيد كه شما فقط بخشي از تصوير كارآيي رييس خود را مي‌بينيد و شايد به طور كامل متوجه مسووليت‌هاي او نباشيد. ديترت مي‌گويد «زيردستان اغلب درباره واقعيات مربوط به رييس خود اطلاع كافي ندارند.» فيدبكي بدهيد كه آنچه شما مي‌بينيد را منعكس كند و از حدس و گمان درباره مسائلي كه او با آن مواجه است خودداري نماييد. به ياد داشته باشيد كه قوانين ارائه يك فيدبك خوب در اينجا هم صدق مي‌كند. فيدبك شما بايد صادقانه و پرمغز باشد. با يك فيدبك مثبت شروع كنيد و فيدبك سازنده به همراه پيشنهادهايي براي بهبود بدهيد. از تهمت زدن پرهيز كنيد. ديترت مي‌گويد «افراد، نسبت به مسائل مشخص بسيار بسيار بهتر از مسائل كلي عكس‌العمل نشان مي‌دهند.» بنابراين، براي اثبات نظراتتان به جزئيات بپردازيد.

وقتي رييس‌تان حالت تدافعي

به خود مي‌گيرد

گذشته از اينكه تا چه حد با دقت و هوشمندانه فيدبك خود را آماده و ارائه كرده‌ايد، بسيار محتمل است كه رييس شما از فيدبكي كه داده‌ايد ناراحت شود يا حالت تدافعي به خود بگيرد. بالدوني مي‌گويد اگر از شما خواسته شده بود كه فيدبك بدهيد، بايد مقاومت كنيد و توضيح دهيد كه فقط كاري را انجام داده‌ايد كه از شما خواسته شده است. گاهي اوقات، تغيير شكل فيدبك مي‌تواند كمك كند. ديترت معتقد است كه دريافت فيدبك آسان‌تر خواهد بود اگر «آن را در قالب آنچه براي رييس‌تان مهم است آماده كنيد» او ادامه مي‌دهد «مي‌توانيد به مواردي اشاره كنيد كه مثلا برخي رفتارهاي خاص، رييس‌تان را از دستيابي به اهدافش باز مي‌دارد.» عكس‌العمل او را زير نظر بگيريد تا ببينيد او ميل دارد چگونه فيدبك دريافت كند و چه موضوعاتي براي او خط قرمز محسوب مي‌شود. شايد او دوست نداشته باشد درباره شيوه ارتباطي خودش يا كاري كه براي آن تحت فشار زيادي است فيدبك دريافت كند. به‌جاي آنكه بعد از يك عكس‌العمل منفي سعي در آرام كردن او داشته باشيد از اين فرصت استفاده كنيد تا با او هماهنگ كنيد كه براي پيشرفت، انجام چه كاري مفيدتر است.

اگر شك داريد، سكوت اختيار كنيد

اگر مطمئن نيستيد كه رييس‌تان مايل به شنيدن فيدبك است يا اگر موضوع فيدبك، مساله حساسي است تقريبا هميشه بهتر است كه سكوت كنيد. هيچ دليلي براي به خطر انداختن روابط كاري يا شغل شما وجود ندارد؛ مگر آنكه احساس كنيد رفتار رييس‌تان، شركت يا واحد شما را در خطر قرار داده است. به‌جاي آن، به دنبال فرصت‌هايي باشيد كه فيدبك‌هاي ناشناس بدهيد مثل فيدبك 360 درجه.

اصولي كه بايد به خاطر داشت:

• قبل از آنكه صحبت كنيد مطمئن شويد كه رييس‌تان پذيرنده فيدبك است.
• آنچه را كه در سازمان يا واحد او مي‌بينيد و مي‌شنويد با او در ميان بگذاريد.
• تمركزتان بر اين مساله باشد كه چگونه مي‌توانيد به پيشرفت او كمك كنيد نه اينكه اگر رييس بوديد چه مي‌كرديد.

آنچه نبايد انجام شود:

• فكر نكنيد كه اگر رييستان درخواست فيدبك نمي‌كند به اين معني است كه نمي‌خواهد فيدبك دريافت كند – از او بپرسيد كه آيا مي‌خواهد نظرتان را بداند.
• فكر نكنيد كه از موقعيت رييستان آگاهي كامل داريد يا آن را كاملا درك مي‌كنيد.
• در جواب فيدبك منفي كه از رييس خود دريافت مي‌كرده‌ايد به او فيدبك ندهيد.

مترجم: رويا مرسلي