مهارت‌هاي لازم براي بهبود مذاكرات در كسب و كار
دوره MBA و DBA
نويسنده: ترزدي برام
مذاكره در كسب‌وكار
مذاكره يك فن خاص در كسب و كار نيست. هر كسي نمي‌تواند با آن احساس راحتي داشته باشد. دلايل زيادي در اين زمينه وجود دارند: چه بسا ترسناك و نگران‌كننده باشد اگر بخواهيم چيزي را به ارباب رجوع يا فروشنده بگوييم كه او هيچ تمايلي به شنيدن آن حرف ندارد. شايد مساله‌اي فرهنگي در اين مورد وجود دارد، زيرا برخي از فرهنگ‌ها ما را به مذاكره ترغيب مي‌كنند، اما برخي ديگر از فرهنگ‌ها به فرآيند مذاكره همچون بحث و جدل نگاه مي‌كنند و از آن طفره مي‌روند.
ولي براي اينكه كسب و كار موفقي را پيش ببريم، بايد بتوانيم، مذاكرات آسان و مناسبي داشته باشيم. اين نكته در هر دو موقعيت غيررسمي و رسمي حياتي است.
سليم خليلي مدرس و مشاور حوزه كسب و كار و برگزار كننده دوره هاي MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همكاري دانشگاه هاي داخلي و خارجي، اين مطلب را براي شما انتخاب كرده است
مديران هرروزه با موقعيت‌هاي مختلفي براي مذاكره مواجهه مي‌شوند: خواه فروش يك محصول به مشتري جديد (مذاكره رسمي)، خواه استخدام يك كارمند جديد (مذاكره غيررسمي). اگر شما از مهارت‌هاي لازم براي مذاكره بهره نبريد و يك مذاكره‌كننده راحت و آسوده نباشيد، آنگاه هر كدام از موقعيت‌هاي مزبور مي‌توانند براي شما استرس‌آفرين باشند. در اين صورت، شما به هر مذاكره‌اي كه به نفع شما نخواهد بود، خيلي زود خاتمه مي‌دهيد. اما اين اتفاق به هيچ رو شايسته شما و شركت‌تان نيست.
آشنايي با قواعد مذاكره
يكي از ساده‌ترين راه‌ها براي اينكه راحتي بيشتري با فرآيند مذاكره داشته باشيد، تمرين مداوم است. هرچه بيشتر مذاكره كنيد، هر چه بيشتر در مذاكرات مختلف حضور به هم برسانيد، بيشتر مي‌توانيد استرس را از خودتان دور كنيد و با فشار كمتري به توافق اقتصادي با طرف مذاكره دست يابيد، اما همواره نمي‌توان يك مذاكره جدي و رسمي را به عنوان موقعيتي براي تمرين مذاكره در نظر گرفت. راه‌هاي زيادي براي افزايش راحتي شما با مذاكرات پيش‌رويتان وجود دارند؛ به طوري كه گاه حتي نيازي به گفت‌وگو درباره ضوابط مذاكره نيست.
سعيده براون، بنيان‌گذار و مالك ISB پيشنهادهايي پژوهشي در همين زمينه دارد تا بتوانيم در مذاكرات تجاري احساس راحتي و آرامش بيشتري داشته باشيم، او مي‌گويد: «يك نكته يا پيشنهاد ساده براي آنكه بتوانيم به نحو ساده‌تري دست به مذاكره اقتصادي و تجاري بزنيم پژوهش در مورد طرف مقابل شما در مذاكرات است. اهميت بسيار زيادي دارد كه پيش از مذاكره آگاهي كاملي از خواسته‌هاي آنها و خواسته‌هاي خودتان داشته باشيد.»
حال كسي را در نظر بگيريد كه در يك مذاكره رسمي حضور دارد. يكي از بزرگ‌ترين دغدغه‌هاي او توانايي درك طرف مقابل است. او بايد در زمان مناسب به خوبي تشخيص دهد كه طرف مقابل‌اش چه زماني به او پيشنهادي معقول ارائه مي‌دهد. شايد شما هدفي آرماني در ذهن‌تان داشته باشيد، اما نكته مهم نه هدف آرماني شما، بلكه شناخت بهترين معامله بين شركت شما و شركت مقابل‌تان است. در واقع، شما بايد بتوانيد تشخيص دهيد كه در چه برهه‌اي يك توازن منطقي و معقول بين طرفين مذاكرات برقرار مي‌شود.
اين نكته‌ها چندان با پول و سرمايه سر و كار ندارند، بلكه موضوعاتي رفتاري، رواني، و اخلاقي هستند: توجه به نيازهاي ارباب رجوع به سود متقابل و توازن منطقي بين طرفين منجر مي‌شود.
به‌علاوه، اهميت بسيار زيادي دارد كه بدانيم با چه كساني حرف مي‌زنيم، چگونه حرف مي‌زنيم، چه برنامه‌اي داريم، و روش انجام مذاكرات‌مان چه مسيري را طي مي‌كند. هرگز يادتان نرود كه نبايد هيچ مذاكره‌اي را به يك نشست تبليغاتي تقليل دهيد. اما متأسفانه برخي اشخاص از فنوني استفاده مي‌كنند كه سبب مي‌شود بحث بر سر ضوابط مذاكره به جدل و مناقشه بيشتر شباهت داشته باشد. پس بايد براي كنترل اين بحث‌هاي دشوار و گهگاه ناخوشايند از آمادگي احساسي لازم برخوردار باشيد. براي اينكه در چنين موقعيت‌هاي خطيري با آرامش و راحتي عمل كنيد، همواره بايد به ذهن بسپاريد كه اين مذاكرات نه مساله‌اي شخصي يا فردي، بلكه مساله‌اي بر سر كسب‌وكار و آينده شركت شما است.
اگر به نكاتي كه تاكنون اشاره كرديم پايبند باشيد، آنگاه گامي به سوي گسترش آرامش و راحتي‌تان در مذاكره برداشته‌ايد. حتي وقتي مذاكرات بسيار مهمي را از سر مي‌گذرانيد و در پايان به موفقيت‌هاي چشمگيري دست مي‌يابيد، باز هم هيچ مساله شخصي در كار نيست. به گفته براون «گرچه همگان با داد و ستد آشنا هستند، اما نكته مهم اين است كه خودتان را با قواعد داد و ستد آشنا كنيد.»
پس مساله حتي بر سر گرايش‌ها و تمايلات ما و ديگران نيز هست. خانم براون به نحوي منفي اعتقاد دارد كه «طرفين يك مذاكره در هر مذاكره‌اي تلاش مي‌كنند تا بار خودشان را به بهترين شكل ببندند»، در حالي كه شيل هوروويتز، مولف مقالات و كتاب‌هايي در زمينه كسب‌وكار، تفسيري مثبت از همين مساله دارد: «بهترين توصيه‌اي كه مي‌توانم داشته باشم به اين قرار است: هر مذاكره بايد يك پيروزي دوطرفه براي طرفين مذاكرات باشد. پيشنهاد مي‌كنم كه به چنين رويكردي نزديك شويد».
بهبود مهارت‌هاي لازم براي مذاكره
وقتي حس كرديد كه به طور كلي نگراني زيادي بابت حضور در يك مذاكره رسمي نداريد و استرس چنداني به شما وارد نمي‌شود و حتي مي‌توانيد آرامش و راحتي خودتان را حفظ كنيد، آنگاه شما آماده هستيد تا مهارت‌هاي اوليه‌تان را بهبود بخشيد. فنون مشخص زيادي وجود دارند تا بتوانيد با استفاده از آنها در موقعيت‌هاي مختلف دست به عمل بزنيد: مثلا، توانايي فهم اين نكته كه طرف مقابل شما در مذاكرات در لحظه‌اي خاص آماده عقد قرارداد است و بابت معامله پيش رو هيچ مشكلي نمي‌بيند. اما همواره به خاطر بسپاريد كه، پيش از همه، شما بايد بتوانيد مهارت‌هاي كنوني‌تان را تا جايي گسترش دهيد كه واقعا هيچ مشكل روحي در انجام مذاكره نداشته باشيد. شما بايد احساس كنيد كه براي هر مذاكره به چه چيزهايي نياز داريد و چه كارهايي را بايد انجام بدهيد يا حتي از انجام چه كارهايي خودداري به عمل آوريد.
يكي از همين نكات مهم را مي‌توان تعيين امتيازهاي انحصاري و ويژه‌اي دانست كه قصد داريد از طرف مقابل‌تان، يا حتي از شركت‌تان، كسب كنيد يا به طرف مقابل‌تان بدهيد.
فكر كنيد كه دنبال چه هستيد و چگونه مي‌خواهيد (مي‌توانيد) ملزومات يك مذاكره رسمي را براي خود، شركت‌تان و طرف مقابل‌تان برآورده سازيد. به عنوان نمونه، آقاي هوروويتز اين‌طور پيشنهاد مي‌دهد: «امتيازهاي انحصاري شما چه هستند؟ بايد نسبت به آنها اشتياق به خرج دهيد. براي اينكه ارزش واقعي خودتان را حفظ كنيد يا آن را افزايش دهيد، نبايد نسبت به مقدار اين امتيازها حساسيت به خرج دهيد، اما بايد در پي‌اش باشيد. من در اغلب موارد از همين رويكرد بهره مي‌برم. مثلا هشتمين كتاب من به نام ريشه‌هاي واقعي بازاريابي براي مؤلفان و ناشران تا چند هفته ديگر در نيويورك منتشر مي‌شود. من به اين كتاب علاقه زيادي دارم و برايش ارزش زيادي قائل هستم. من از ناشر خواستم كه بيست درصد از قرارداد اوليه و هزينه فروش كتابم را به صورت پيش‌پرداخت به من تحويل دهد. من همچنان به اين خواسته‌ام پايبند هستم؛ چراكه بدون اين خواسته حتي نوشتن كتاب مذكور نيز محال بود. در عوض، سعي كردم تا امتيازهاي انحصاري خودم (همچون پرداخت هزينه لازم براي افزودن نمايه به كتاب، نوشتن قطعه‌اي به قلم خودم در پشت جلد، و…) را از ناشر و بازار به دست آورم.»
مشاهده مي‌كنيد كه مساله جناب هوروويتز بر سر فهرستي از نكات مورد نظر درباره قرارداد است. او حتي به خوبي مي‌داند از ناشر، بازار و خودش مي‌خواهد. او مي‌داند كه چه بايد بكند تا چيزي را كه مي‌خواهد به دست آورد و به اهداف خود نائل شود. شما حتي مي‌توانيد با استفاده از گامي ساده، همچون يادداشت برداشتن از فهرست نيازها و نكاتي كه شما به دنبالش هستيد، كمك شايان توجهي به فعاليت‌هايتان برسانيد، و مذاكرات‌تان را هر چه بيشتر تقويت كنيد. بنابراين، عملا مي‌توانيد با شناسايي آن مواردي كه اهميت چنداني نزد شما ندارند، مهارت‌هاي خودتان را افزايش و گسترش دهيد.
شما هميشه مايل هستيد تا در هر مذاكره‌اي با بهترين امكان عقد قرارداد روبه رو شويد. با اين وجود، مذاكره هنر مصالحه است: به ندرت بتوانيد به بهترين و كامل‌ترين معامله ممكن دست يابيد. هيچ داد و ستدي هرگز نمي‌تواند تمام و كمال باشد. در عوض، شما بايد امتيازهاي انحصاري طرف مقابل‌تان را نيز لحاظ كنيد؛ زيرا نياز داريد تا گهگاه امتياز ويژه‌اي را به مشتري،
ارباب رجوع، يا طرف مذاكره‌تان تخصيص دهيد تا او را متقاعد سازيد كه فاكتورهاي مهم مد نظر شما و شركت‌تان را برآورده كند. پس بايد آگاهانه فكر كنيد و ببينيد كه واقعا چه چيز براي شما و طرف مقابل‌تان بيشترين اهميت را دارد. براي مثال، مذاكره‌اي را مد نظر قرار دهيد كه برايش ضرب‌الاجل تعيين شده است. اگر در چنين مذاكره‌اي قصد داشته باشد تا صرفا به منفعت خودتان فكر كنيد، همواره شكست خواهيد خورد. حتي اگر ضوابط مالي عقدشده در قراردادتان را افزايش دهيد، باز هم دليلي وجود ندارد كه به پيروزي بزرگي دست يابيد.
به محض اينكه بتوانيد اولويت‌هاي لازم براي تحقق نيازهايتان را در يك مذاكره رسمي شناسايي كنيد و در نتيجه، به آرامش و راحتي مطلوبي در مذاكرات نائل شويد، بهتر خواهيد توانست تا معاملات مختلف را كنترل و مديريت كنيد. در اين صورت، در فرآيند مذاكره نيز آرامش‌تان را حفظ خواهيد كرد و با هر مذاكره توانايي‌هايتان را افزايش خواهيد داد. كافي است آگاه باشيد كه شما از عهده يك رابطه تجاري متقابل برمي‌آييد و مي‌توانيد در برخي موارد امتيازهايي انحصاري دريافت يا تقديم كنيد. اين نكات به شما ياري مي‌رسانند تا مذاكرات را راحت‌تر پيش ببريد.
مترجم: سيمين راد
با خدمات آموزشي و مشاوره اي ما بيشتر آشنا شويد:
دوره تخصصي ۲ هفته اي مهارت هاي كسب و كار در كشور انگليس SLS Specialist Language Services
دوره عالي مديريت كسب و كار DBA Doctor of Business Administration
دوره مديريت كسب و كار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره اي در دو بخش مشاوره فردي و كسب و كار
