افزايش بهره‌وري
دوره MBA و DBA
نويسنده: جيمز كلر
شما بايديك آغازگر يا پيشگام باشيد. اغلب كارآفرينان و مديران كارآفرين را مي‌توان شروع‌كننده يك كسب‌و‌كار نو دانست. كارآفرينان همواره ايده‌ها، پروژه‌ها و شغل‌هاي نو توليد مي‌كنند. البته مساله را بايد طور ديگري نيز نگاه كرد:
سليم خليلي مدرس و مشاور حوزه كسب و كار و برگزار كننده دوره هاي MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همكاري دانشگاه هاي داخلي و خارجي، اين مطلب را براي شما انتخاب كرده است
شما به آغاز كاري جديد علاقه‌مند مي‌شويد، ايده‌هايتان را پرورش مي‌دهيد و جذب كار مزبور مي‌شويد، اما اتفاقي مي‌افتد كه شما را از به پايان رساندن پروژه‌هاي جاري‌تان بازمي‌دارد. گهگاه پيش مي‌آيد كه، بي‌آنكه بدانيم، چهار پنج پروژه باز و نيمه‌تمام روي ميز كارمان قرار دارند. مديران اغلب ترجيح مي‌دهند تا، به جاي خاتمه‌دادن به هر كدام از پروژه‌هاي نيمه‌كاره، چند ساعتي را به هر يك از آنها اختصاص دهند: يك ساعت به پروژه اول، چند ساعت براي پروژه بعدي و همين‌طور الي آخر، اما اين دسته از مديران در پايان يك روز كاري تنها با چهار پنج پروژه و ايده نيمه‌كاره و نيمه‌تمام مواجه مي‌شوند كه تنها بخشي از هر كدام پيش رفته است. به نظر مي‌رسد با اين شيوه از كار هرگز نمي‌توان هيچ پروژه‌اي را به موقع به پايان رساند و همواره برخي پروژه‌ها ناتمام مي‌مانند يا ناتمام رها مي‌شوند. تمام اين نكات ما را به مساله مهم بهره‌وري، يا همان قابليت توليد، نزديك مي‌كنند. تعداد ساعت‌هاي كاري شما ربط چنداني به قابليت توليد و حتي بازدهي شما ندارد. مساله مهم تنها بر سر آغاز كردن و به پايان رساندن پروژه‌ها است. به عبارت بهتر، مساله بر سر مديريت بر چندين و چند پروژه كلان نيست؛ بلكه برعكس، مساله بر سر وفور پروژه‌هاي نيمه‌تمام و چگونگي خلاص‌شدن از دست آنها است. اما براي اينكه بهره‌وري را در سطح پروژه‌ها و اجراي ايده‌ها افزايش دهيم، چه بايد بكنيم؟ اگر هر روز بتوانيد در ابتدا مهم‌ترين پروژه را در دست بگيريد و همان پروژه را تا انتهايش پيش ببريد، آنگاه هر روز توانسته‌ايد تا يك پروژه را به طور موفق تمام كنيد يا، دست كم،آن را تا مراحل قابل قبولي برسانيد. اين نكته بسيار منطقي و معقول است، اما مديران به اين نكته ساده و مرسوم در كسب‌و‌كار چندان توجهي ندارند؛ چراكه مساله اساسي براي بسياري از مديران تنها بر سر به دست گرفتن چندين و چند پروژه مهم است و نه به پايان رساندن تمام و كمال و دقيق هر پروژه مشخص. اعتبار واقعي هر شركت در بازار را پروژه‌هاي موفق و تمام‌شده‌اش تضمين مي‌كنند و نه چندين و چند پروژه بزرگ، اما نيمه‌كاره. البته ضرورتي ندارد كه همه وظايف و مسووليت‌هايتان را براي هر روز كاري اولويت‌بندي كنيد. مساله بر سر اتمام مهم‌ترين پروژه و آغاز جديدترين پروژه بعدي است. حال فرض كنيم كه پروژه‌هاي بسيار مهمي در دست داريد. اگر به پايان رساندن اين پروژه‌ها از اهميت بسيار زيادي برخوردار باشد، آنگاه بايد يك جدول زمان‌بندي يا يك برنامه زماني مشخص براي پروژه‌تان ترسيم كنيد. اينجا دو نكته موازي و متناظر وجود دارند: اينكه «چه زماني» جدول زمان‌بندي پروژه‌هايتان را مشخص مي‌كنيد، معادل است با اينكه «چگونه» جدول زمان‌بندي خود را آماده مي‌كنيد. يك مثال اين نكته را روشن‌تر مي‌كند: من عادت داشتم تا ده‌ها مقاله نيمه‌كاره بنويسم و همچنان صدها يادداشت نيمه‌تمام داشته باشم. اين كار احساس گناه شديدي به من مي‌داد. هر بعدازظهر پشت ميز كارم مي‌نشستم و شروع به نوشتن مي‌كردم، ايده‌هاي قديمي و جديدم را در مورد موضوعي مشخص در ذهن مي‌پروراندم، بعد يكي دو پاراگراف يادداشت برمي‌داشتم و سپس با خودم مي‌گفتم كه بقيه نكات را بعدا اضافه خواهم كرد و مقاله را كامل‌تر خواهم نوشت، اما هرگز نتوانستم هيچ ايده‌اي را بعدا ادامه دهم و درست به همين خاطر، با انبوهي از يادداشت‌ها و ايده‌ها تنها مي‌ماندم. خُب! بي‌ترديد يك ايده تكامل‌يافته بسيار سودمندتر از صدها ايده نه چندان كامل است. توجه يا عدم توجه به اين مساله مهم عملا به افزايش يا كاهش بهره‌وري در سطح اجراي پروژه منجر مي‌شود. كمي بعد به نتايج تازه‌اي در مورد افزايش قابليت توليد و بهره‌وري در سطح كارآفريني دست يافتم. مثلا دريافتم كه خلاقانه‌ترين زمان كاري براي من اوايل صبح است. من عملا مي‌توانم با آغاز از صبح زود و بعد از هفت ساعت كار مستمر روي يك ايده يا پروژه به‌خصوص آن را در بعدازظهر به پايان برسانم. اين بينش به من كمك مي‌كند تا فراز و فرودهايي را بفهمم كه بر بهره‌وري من و كسب‌و‌كارم تاثير مستقيم دارند. همه مديران و كارمندان بايد به اين نكته توجه كنند. هر كسي زمان و مكان خاص خودش را براي افزايش قابليت توليدش دارد. بايد بتوانيم اين زمان‌ها و مكان‌ها را بشناسيم و آنها را به كار ببنديم.
اين فهم مشخص و دقيق از زمان و جدول زمان‌بندي سبب مي‌شود بتوانيم هر پروژه را به درستي و با سلامت از ابتدا تا انتها پيش ببريم و توامان به افزايش بهره‌وري در فضاي كاري دست يابيم. كارآفرينان همواره بايد چند سوال مشخص و ثابت را از خودشان بپرسند و خود مساله بهره‌وري را بر اساس پاسخ‌هايشان بيشتر مد نظر قرار دهند: چه زماني به بهترين شكل كار مي‌كنيد؟ در چه ساعتي از روز انرژي‌هاي خلاق شما به اوج خودشان مي‌رسند؟ چه زماني حس مي‌كنيد كه سرشار از انرژي و انگيزه لازم براي فعاليت هستيد؟ اين ساعت‌هاي مثبت، كارآ و خلاق را به مهم‌ترين بخش كاري خود اختصاص دهيد و مهم‌ترين وظيفه‌تان در قبال پروژه كنوني شركتتان را در اين ساعت به دست بگيريد. جدول «زمان‌بندي براي افزايش بهره‌وري» بايد دقيقا به همين ساعت‌ها، وهله‌ها و زمان‌ها بيشترين توجه را داشته باشد. اگر كار بسيار مهمي داريد، اگر اين كار مهم‌ترين وظيفه كاري شما طي يك ماه كنوني است، پس شايد بايد بهترين و خلاق‌ترين بازه زماني‌تان را به اين وظيفه اختصاص دهيد. البته ترديدي نيست كه اين نكات بسيار ساده به نظر مي‌رسند؛ اما واقعا بسياري از مديران و كارآفرينان توجهي به اين سطح مهم از كار ندارند. در واقع مي‌توان به جرات گفت كه اغلب اوقات اين نكات هرگز رعايت نمي‌شوند.
پس اجازه ندهيد چنين اتفاقات ناخوشايندي زياد براي شما رخ دهند. بنابراين، سعي كنيد، حتي از همين فردا، مهم‌ترين پروژه كاري‌تان را به دست بگيريد و آن را در بهترين زمان ممكن به انجام برسانيد. مي‌توان حتي مدعي شد كه اگر از همين فردا نكات مذكور را رعايت كنيد، روزي خواهد رسيد كه با كمترين پروژه‌هاي نيمه‌كاره و بيشترين وظايف انجام‌شده مواجه مي‌شويد.
مترجم: سيمين راد
با خدمات آموزشي و مشاوره اي ما بيشتر آشنا شويد:
دوره تخصصي ۲ هفته اي مهارت هاي كسب و كار در كشور انگليس SLS Specialist Language Services
دوره عالي مديريت كسب و كار DBA Doctor of Business Administration
دوره مديريت كسب و كار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره اي در دو بخش مشاوره فردي و كسب و كار
