تكنيك‌هايي فردي براي مديريت زمان
دوره MBA و DBA
منبع: مدرسه كارآفريني اجتماعي پرتو
همه ما علاقه داريم كه زمان را به بهترين شكل مديريت كنيم تا استرس انجام كار در لحظه آخر را نداشته باشيم؛ براي خود و خانواده به اندازه كافي فرصت داشته باشيم و فعاليت‌هايي از جنس سرمايه‌گذاري براي آينده انجام دهيم. آنچه معمولا مديريت زمان را برايمان مشكل مي‌كند، عدم آشنايي با روشي اصولي و سيستماتيك است. اين مقاله كوتاه، به صورت مختصر و مفيد مهم‌ترين تكنيك‌هاي لازم براي مديريت زمان را شرح مي‌دهد.
سليم خليلي مدرس و مشاور حوزه كسب و كار و برگزار كننده دوره هاي MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همكاري دانشگاه هاي داخلي و خارجي، اين مطلب را براي شما انتخاب كرده است
تكنيك‌هايي فردي براي مديريت زمان
منبع: مدرسه كارآفريني اجتماعي پرتو
همه ما علاقه داريم كه زمان را به بهترين شكل مديريت كنيم تا استرس انجام كار در لحظه آخر را نداشته باشيم؛ براي خود و خانواده به اندازه كافي فرصت داشته باشيم و فعاليت‌هايي از جنس سرمايه‌گذاري براي آينده انجام دهيم. آنچه معمولا مديريت زمان را برايمان مشكل مي‌كند، عدم آشنايي با روشي اصولي و سيستماتيك است. اين مقاله كوتاه، به صورت مختصر و مفيد مهم‌ترين تكنيك‌هاي لازم براي مديريت زمان را شرح مي‌دهد.
۱) از زمان چگونه استفاده كنيم؟ (ارزيابي وضعيت فعلي)
به ياد داشته باشيد كه نحوه مديريت و استفاده ما از زمان، بخشي از عادت‌هاي ما شده است. از اين جهت، تغيير آن نياز به حوصله و زمان دارد. براي شروع، خوب است نگاهي به خودمان داشته باشيم و ببينيم چطور از زمانمان استفاده مي‌كنيم. بهتر است فعاليت‌هاي روزانه‌تان را خيلي خلاصه نوشته و ببينيد در پايان هر روز چند ساعت كار كرده‌ايد و چقدر براي خانواده، تفريح و يادگيري زمان صرف كرده‌ايد. براي تحليل مهارت مديريت زمان خود به اين سوال‌ها پاسخ دهيد:
- آيا مقدار وقتي كه براي هر يك از موارد صرف شده است مطابق برنامه و انتظار شماست؟
- آيا هر فعاليت را در زمان مناسبي از شبانه‌روز انجام مي‌دهيد؟ (مثلا آيا صبح وقت زيادي را صرف اينترنت و صحبت با دوستان مي‌كنيد و عصر ناچار هستيد بيشتر كار كنيد؟)
- آيا فعاليتي وجود دارد كه بتوانيد با اثربخشي بيشتر، سرعت بالاتر، ساده‌تر و با جزئيات كمتر انجامش دهيد؟
- آيا عوامل مزاحمي وجود دارد؟ فعاليت‌هاي بي‌فايده چقدر از زمان شما را به خود اختصاص مي‌دهد و چطور مي‌توانيد آن فعاليت‌ها را محدود كنيد؟
۲) هدف‌ها و خواسته‌هايمان چيست؟ (هدف‌گذاري)
اولين قدم در مديريت زمان، تعيين هدف‌ها و انتظارات شخصي است. دليل اهميت هدف‌گذاري اين است كه اصولا چيزي كه قابل مديريت است، تصميم‌ها، هدف‌ها و نحوه تخصيص وقتتان مي‌باشد؛ وگرنه، مقدار زمان موجود در شبانه روز را نمي‌توان تغيير داد. در حالت ايده‌آل، بهترين استفاده از زمان آن است كه: (۱) بيشترين دستاورد را برايمان داشته باشد و (۲) از نحوه گذر زمان لذت ببريم. از اين جهت، بايد بدانيم چه دستاوردهايي برايمان مطلوب است و از انجام چه كارهايي لذت مي‌بريم. بهتر است هدف‌هاي شخصي‌مان را در سه مرحله ليست كنيم:
- به ۱۰ يا ۱۵ سال آينده فكر كنيد؛ تلاش كنيد زندگي مطلوبتان در آن زمان را براي خودتان شرح دهيد. مثلا اگر الان ۲۵ الي ۳۰ سال داريد، ۴۰ الي ۴۵ سالگي خودتان را، آن‌گونه كه آرزو داريد، توصيف كنيد. سعي كنيد به هفت جنبه مهم زير فكر كنيد: (۱) زندگي خانوادگي؛ (۲) يادگيري و سلامت فكري؛ (۳) ورزش و سلامت جسمي؛ (۴) زندگي معنوي؛ (۵) پيشرفت شغلي؛ (۶) سرمايه‌گذاري و شرايط مالي و (۷) دوستي و زندگي اجتماعي.
- بر اساس تصوير آينده دور، به اقدامات لازم براي يك تا سه سال آينده فكر كنيد. هدف‌هاي مطلوب و كارهاي لازم براي هر هفت جنبه زندگي‌تان را يادداشت كنيد.
- بر اساس تصوير آينده نزديك، ببينيد هدف‌هايي كه براي ۶ ماه تا يك سال آينده داريد چيست. ببينيد چه كارهايي بايد انجام دهيد كه ۴۰ سالگي‌تان شبيه آرزويتان باشد. شما تنها كسي هستيد كه مسول تحقق آرزوهايتان مي‌باشيد!
۳) چقدر ضروري است؟ چقدر مفيد و مهم است؟ (اولويت‌بندي)
از آنجا كه كل زماني كه در اختيار داريم محدود است، بايد هدف‌ها و فعاليت‌هاي مهم‌تر را بشناسيم و وقتمان را براي آن دسته از كارها صرف كنيم. در مقاطع مختلف، مثلا هر ماه يا هر فصل، بايد هدف‌ها را اولويت‌بندي كرده و بر اساس اهميت، زماني را به كارها اختصاص دهيم. يكي از روش‌هاي ساده و موثر براي اولويت‌بندي كارها، استفاده از ماتريس «ضروري-مهم» است.
يك بار كارهاي خيلي فوري و ضروري –كه ناچار هستيد زود انجام دهيد- را از بقيه جدا كنيد. منظور از كارهاي ضروري، مواردي است كه تا مدت زمان محدودي ناچار به انجام آن هستيد. مثلا، مطالعه يك بخش از كتاب پيش از امتحان، تعمير ماشين يا پرداخت قبض‌هايي كه موعد تحويل آن رسيده است.
بار ديگر، كارهاي مفيد و مهم –براي خودتان- را از كارهاي غيرمفيد جدا كنيد. منظور از كارهاي مهم/مفيد مواردي است كه به توسعه فردي يا اجتماعي شما كمك مي‌كند. مثلا شركت در كلاس زبان، يادگيري موسيقي، مطالعه شخصي يا هر كاري كه از جنس سرمايه‌گذاري براي توسعه شخصي‌تان است، اگرچه انجام اين كارها بسيار مهم است اما تعويق آنها در كوتاه مدت مشكلي را ايجاد نمي كند، اما تعويق آنها در طولاني مدت مي‌تواند شما را از آرزوهايتان دور نگه دارد. با جداكردن كارهاي ضروري/فوري از غيرضروري و همچنين دسته‌بندي كارها به مهم/مفيد و غيرمهم، چهار دسته فعاليت خواهيد داشت. لازم است نحوه تخصيص وقت به اين چهار دسته، متفاوت باشد.
۴) چطور زمان را تقسيم كنيم؟ (جدول زماني و برنامه شخصي)
بعد از تعيين اولويت‌ها، بايد براي فعاليت‌هاي روزانه خود برنامه‌اي درست كنيم كه هر روز بدانيم چه كارهايي براي انجام دادن داريم. دقت برنامه زماني با توجه به روحيه شما مي‌تواند متفاوت باشد.
۵) برنامه ريزي براي فعاليت‌هاي پيش‌بيني نشده و زمان بر
گاهي زمان را صرف فعاليت‌هايي مي‌كنيم كه برنامه زماني ما را به هم مي‌ريزند و وقت ما را براي كارهاي واجب كاهش مي‌دهند. در مواردي، اين فعاليت‌ها اجتناب‌ناپذير است. بهتر است آنها را بشناسيم، تا مي‌توانيم مهارشان كنيم و بخشي از برنامه هفتگي‌مان را برايشان درنظر بگيريم كه نظم كارها از دستمان خارج نشود. مهم‌ترين اين فعاليت‌ها عبارتند از ترافيك، تلويزيون، جلسات بدون برنامه، معاشرت‌هاي پيش بيني نشده، اينترنت گردي و… .
از ديگر موارد زمان بر، مهارت‌هاي فردي خودمان است كه مي‌تواند بخش مهمي از زمانمان را تلف كند:
- «نه‌گفتن» بلد نباشيم و بي‌جهت مسووليت كارهايي كه نمي‌توانيم انجام دهيم را بپذيريم.
- مهارت تصميم‌گيري نداشته باشيم و وقت زيادي را با تصميم نگرفتن هدر دهيم.
- مهارت‌هاي ارتباطي و گروهي لازم براي انجام سريع جلسه‌ها را نداشته باشيم.
- توانايي واگذاركردن كارها به ديگران را نداشته باشيم. بهتر است مهارت‌هاي خود را در اين زمينه ارتقا دهيم تا بتوانيم زمان‌بندي دقيقي براي انجام كارها داشته باشيم.
با خدمات آموزشي و مشاوره اي ما بيشتر آشنا شويد:
دوره تخصصي ۲ هفته اي مهارت هاي كسب و كار در كشور انگليس SLS Specialist Language Services
دوره عالي مديريت كسب و كار DBA Doctor of Business Administration
دوره مديريت كسب و كار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره اي در دو بخش مشاوره فردي و كسب و كار
